Was gilt bei Geschäftsveranstaltungen in Deutschland mit Gästen aus Frankreich und Polen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Gäste aus Frankreich und Polen reisen als EU-Bürger mit Personalausweis oder Reisepass ein, ein Visum brauchen sie nicht.
Die Veranstaltung ist dort steuerbar, wo sie stattfindetin Deutschland mit 19 Prozent Umsatzsteuer, in Frankreich mit 20, in Polen mit 23 Prozent (Stand: 2025).
Bei Unternehmergästen gilt Reverse-Chargenetto abrechnen, USt-IdNr. prüfen, Steuerschuldnerschaft des Empfängers auf der Rechnung vermerken.
Die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern ist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums fällig. Hotelmeldungen erledigt die Unterkunft.

Einreise, Aufenthalt und Meldewege

Für eine Tagung, einen Kongress oder einen Messebesuch in Deutschland brauchen Bürgerinnen und Bürger aus Frankreich und Polen kein Visum und keine Einladung. Personalausweis oder Reisepass genügen.

Die Meldepflicht trifft die Unterkunft, nicht den Veranstalter: Beherbergungsbetriebe erfassen Gästedaten nach den Landesmeldegesetzen. Wer Teilnehmer in eigenen Werkswohnungen unterbringt, klärt den Meldeweg vorher mit der örtlichen Meldebehörde.

An gültige Reisedokumente erinnert der Veranstalter in der Anmeldung, kontrollieren muss er sie nicht. Ausweiskopien schaffen Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz ohne rechtlichen Nutzen.

Umsatzsteuer: der Ort entscheidet, der Satz folgt dem Ort

Maßgeblich ist der Ort, an dem die Veranstaltung tatsächlich stattfindet. Eine Tagung in Deutschland ist hier steuerbar, unabhängig von der Staatsangehörigkeit der Gäste.

Für Teilnehmerbeiträge gilt der deutsche Normalsatz von 19 Prozent, soweit keine Ermäßigung greift. Frankreich erhebt 20 Prozent, Polen 23 Prozent (Stand: 2025). Wer den Steuersatz des Heimatlandes der Gäste ansetzt, rechnet falsch. Die Übersicht der Europäischen Kommission zu den Mehrwertsteuersätzen nennt die Sätze aller Mitgliedstaaten.

Reverse-Charge für Unternehmer aus Frankreich und Polen

Bucht ein Unternehmen aus Frankreich oder Polen, schuldet die Umsatzsteuer der Leistungsempfänger, nicht der deutsche Veranstalter. Voraussetzung sind zwei Unternehmer und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastes.

Geprüft wird sie über die qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern. Fehlt die Nummer oder ist sie falsch, wird die Rechnung angreifbar.

Auf die Rechnung gehören:

Reverse-Charge für Unternehmer

Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger.
Die USt-IdNr. des Empfängers.
Die eigene USt-IdNr.
Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum.
Nettoentgelt und der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Pflichtangaben Reverse-Charge-Rechnung

Name und Anschrift beider Parteien
USt-IdNr. des Empfängers
Eigene USt-IdNr.
Rechnungsdatum, -nummer, Leistungsbeschreibung
Nettoentgelt und Hinweis auf Steuerschuldnerschaft

Bucht eine Privatperson aus Lyon oder Krakau, gilt Reverse-Charge nicht; dann wird mit deutschem Steuersatz abgerechnet.

Beispielrechnung

Ein Softwareunternehmen aus Nantes bucht für fünf Mitarbeiter eine Konferenz in Düsseldorf für 6.000 Euro netto. Der Veranstalter prüft die USt-IdNr. und stellt 6.000 Euro netto ohne deutschen Steuerausweis in Rechnung; die französische Umsatzsteuer von 20 Prozent, 1.200 Euro, führt das Unternehmen in Frankreich ab.

Frist beim Bundeszentralamt für Steuern

Für Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers ist eine Zusammenfassende Meldung abzugeben. Frist ist der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, also des Kalendermonats oder, bei kleineren Beträgen, des Kalendervierteljahrs. Die Meldung wird elektronisch übermittelt.

Programm, Sprache und Betreuung

Die Arbeitssprache bestimmt den Aufwand. Englisch ist der übliche Kompromiss, ersetzt aber keine französischsprachige Ansprechperson. Dolmetscherleistungen werden getrennt ausgeschrieben: Deutsch-Französisch und Deutsch-Polnisch sind zwei Leistungen.

Kulturelle Erwartungen stehen in keinem Gesetz; die folgenden Punkte sind Tendenzen, keine Regeln. In Frankreich gilt ein gemeinsames Mittagessen als eigener Programmpunkt, in Polen zählen förmliche Anreden und Zeit für persönliche Gespräche mehr als ein straff getakteter Ablauf.

Umsetzen lässt sich das mit vier Stellschrauben:

Begrüßung mit Namen und Funktion, nicht nur mit Vornamen.
Mittagspause von mindestens 60 Minuten einplanen.
Zweisprachiger Ablaufplan mit Zeiten, Räumen und Ansprechpartnern.
Feste Ansprechperson je Sprachgruppe, während der Veranstaltung erreichbar.

Für gewerberechtliche Fragen und die Durchführung bietet die IHK Köln Hinweise zum Planen und Durchführen von Veranstaltungen.

Häufige Fragen

Brauchen Gäste aus Frankreich und Polen ein Visum für eine Tagung in Deutschland?

Nein, Personalausweis oder Reisepass genügen; eine Einladung ist nicht erforderlich.

Wann gilt Reverse-Charge?

Wenn ein Unternehmen aus Frankreich oder Polen bucht und seine gültige USt-IdNr. vorliegt; die Rechnung geht netto ohne deutschen Steuerausweis heraus.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt bei einer Veranstaltung in Deutschland?

Der deutsche Normalsatz von 19 Prozent (Stand: 2025), soweit keine Ermäßigung greift.

Bis wann ist die Zusammenfassende Meldung fällig?

Bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, monatlich oder vierteljährlich, elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern.