Veranstaltungsplanung
Teil von Teilnehmerverwaltung Software im Vergleich: Funktionen und Anbieter für Tagungen
Teilnehmerverwaltung-Software: Kosten bei pretix Hosted
Kosten für Teilnehmerverwaltung-Software bei pretix Hosted: Gebühren für bezahlte und kostenlose Tickets im Veranstaltungsbudget.
Bei der Suche nach Teilnehmerverwaltung-Software sind Kosten nur dann brauchbar planbar, wenn klar ist, worauf eine Gebühr erhoben wird. Dieser Überblick beschränkt sich auf pretix Hosted: Er erläutert die ausgewiesenen Gebühren für bezahlte und kostenlose Tickets und ordnet ein, welche Positionen für das Budget einer Geschäftsveranstaltung separat geprüft werden sollten. Die genannten Preise betreffen dieses Angebot; sie sind keine vollständige Kalkulation sämtlicher Veranstaltungs- oder Zahlungsabwicklungskosten.
Welche Kosten pretix Hosted ausweist
Für den Verkauf bezahlter Tickets nennt die Preisübersicht von pretix 2,5 % des Ticketpreises ohne Steuern, höchstens 15 € pro Ticket, zuzüglich der Gebühren des Zahlungsanbieters. Die Verteilung kostenloser Tickets kostet 0,50 € je Ticket; die ersten 500 kostenlosen Tickets pro Jahr sind gebührenfrei.
Die Angaben unterscheiden zwischen dem Verkauf bezahlter Tickets und der Verteilung kostenloser Tickets. Für die Budgetplanung ist deshalb wichtig, diese Vorgänge nicht in einer einzigen undifferenzierten Position zusammenzufassen. Die Gebühren für bezahlte Tickets richten sich nach dem Ticketpreis; bei kostenlosen Tickets nennt pretix eine Gebühr je Ticket und zugleich eine gebührenfreie Freimenge.
Die Werte gelten für pretix Hosted. Sie sagen nicht aus, welche Gesamtkosten bei einer konkreten Geschäftsveranstaltung entstehen: Die Gebühren des Zahlungsanbieters kommen beim Verkauf bezahlter Tickets hinzu. Eine vollständige Summe lässt sich daher nicht allein aus den genannten pretix-Gebühren ableiten.
Bezahlte und kostenlose Tickets getrennt planen
Halten Sie vor der Budgetierung fest, ob die Anmeldung kostenpflichtig oder kostenlos ist. Bei kostenpflichtigen Tickets ist der Ticketpreis für die prozentuale Gebühr maßgeblich; zusätzlich gilt die Obergrenze je Ticket. Bei kostenlosen Tickets ist die ausgewiesene Gebühr je Ticket relevant, wobei die gebührenfreie Freimenge pro Jahr zu berücksichtigen ist.
Für eine Geschäftsveranstaltung mit unterschiedlichen Ticketarten sollten die jeweiligen Annahmen getrennt dokumentiert werden. So bleibt sichtbar, welche Gebühren sich auf bezahlte Tickets beziehen und welche auf die Verteilung kostenloser Tickets. Das verhindert, dass eine Kostenposition versehentlich auf alle Anmeldungen angewendet wird, obwohl die ausgewiesenen Modelle verschieden sind.
Auch bei einer Budgetänderung lohnt es sich, die Annahmen zu den Ticketarten erneut zu prüfen. Ändern sich Ticketpreis oder Verteilung, kann sich die Gebührenkalkulation ändern. Die Beträge für den Zahlungsanbieter sollten separat stehen, denn sie sind zusätzlich zu den pretix-Gebühren zu berücksichtigen und werden hier nicht beziffert.
Gebühren als eigene Budgetpositionen führen
Ordnen Sie die Kosten für die Teilnehmerverwaltung nicht pauschal dem allgemeinen Veranstaltungsposten zu. Eine getrennte Darstellung macht erkennbar, welche Beträge auf die Plattform und welche auf den Zahlungsanbieter entfallen. Für die interne Planung kann die Kostenzeile beispielsweise diese Prüfpunkte enthalten:
- Gebühren für den Verkauf bezahlter Tickets nach dem angegebenen Ticketpreis und der Obergrenze je Ticket;
- Gebühren für die Verteilung kostenloser Tickets unter Berücksichtigung der jährlichen Freimenge;
- zusätzliche Gebühren des Zahlungsanbieters bei bezahlten Tickets;
- weitere im konkreten Angebot ausgewiesene Funktionen oder Leistungen.
Die letzte Position sollte nicht als feststehende Gebühr angenommen werden: Entscheidend ist, was im Angebot für den vorgesehenen Einsatz tatsächlich aufgeführt ist. Prüfen Sie daher Leistungsumfang und Preisangaben zusammen, statt eine nicht belegte Pauschale in die Planung einzusetzen. Die Kostenzeilen sollten außerdem klar erkennen lassen, welche Annahmen für die Veranstaltung gelten.
Angebot und Vertragsbedingungen prüfen
Die Preisangaben für pretix Hosted beschreiben Gebühren je Ticket, aber sie ersetzen nicht die Prüfung des konkreten Angebots. Lesen Sie nach, welche Leistungen enthalten sind und welche Gebühren zusätzlich anfallen. Fragen Sie bei offenen Punkten nach, bevor Sie die Softwarekosten als fertigen Betrag in das Veranstaltungsbudget übernehmen.
Prüfen Sie auch die Vertragsbedingungen, insbesondere Laufzeit, Verlängerung und Kündigung. Aus den genannten Ticketgebühren lässt sich nicht ableiten, welche Vertragsbedingungen für einen einzelnen Auftrag gelten. Ebenso sollten Sie nicht voraussetzen, dass weitere Funktionen oder Leistungen bereits im ausgewiesenen Preis enthalten sind. Maßgeblich ist das Angebot für den geplanten Einsatz.
Eine hilfreiche interne Aufteilung ist: Plattformgebühren, Zahlungsanbietergebühren und weitere ausdrücklich vereinbarte Leistungen. Diese Trennung macht Änderungen an der Kalkulation nachvollziehbar und hilft, die Teilnehmerverwaltung von anderen Ausgaben der Geschäftsveranstaltung abzugrenzen. Für eine breitere Übersicht zu Kostenzeilen eignet sich der Beitrag Kostenzeilen im Veranstaltungsbudget.
Einordnung für die Veranstaltungsplanung
Der hier dargestellte Kostenrahmen beantwortet eine begrenzte Frage: Welche Gebühren nennt pretix Hosted für bezahlte und kostenlose Tickets, und welche weiteren Kostenpositionen müssen Veranstalter separat prüfen? Er ist weder ein Anbieterpreisvergleich noch eine vollständige Gesamtkalkulation. Insbesondere die Gebühren des Zahlungsanbieters sind zusätzlich zu berücksichtigen, ohne dass hier ein Betrag dafür angesetzt wird.
Wer die Kosten einordnet, sollte deshalb Preisangaben, Ticketarten und Vertragsumfang gemeinsam betrachten und die Annahmen im Veranstaltungsbudget festhalten. Eine Übersicht weiterer Anwendungen bietet der Beitrag Tools für die Teilnehmerverwaltung bei Tagungen; hier geht es dagegen um die Gebührenstruktur von pretix Hosted und ihre Abgrenzung zu weiteren Budgetpositionen.
