Veranstaltungsplanung
Teil von Teilnehmerverwaltung Software im Vergleich: Funktionen und Anbieter für Tagungen
Teilnehmerverwaltung Software Kosten: Preismodelle und versteckte Gebühren
Teilnehmerverwaltung Software Kosten: Preismodelle von Eventbrite und evenito, Transaktionsgebühren und Beispielrechnungen für 100 und 500 Teilnehmer.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eventbrite rechnet je verkauftem Ticket ab, kostenlose Veranstaltungen bleiben gebührenfrei.
- Evenito verkauft Lizenzen, die nach Kontaktkontingent und Funktionsumfang gestaffelt sind.
- Stripe verlangt für europäische Karten 1,5 Prozent plus 0,25 Euro je erfolgreicher Zahlung.
- Rechenbeispiel 500 Teilnehmer, Ticketpreis 49 Euro netto: 591,50 Euro netto Gebühren, 703,89 Euro brutto.
Wie Eventbrite und evenito abrechnen
Eventbrite kennt keine Monatsgebühr. Nach der Preisübersicht von Eventbrite fällt eine Verkaufsgebühr je verkauftem Ticket an, und zwar nur bei kostenpflichtigen Tickets. Die Gebühr besteht aus einem Prozentanteil und einem Festbetrag je Ticket. Der Veranstalter kann sie selbst tragen oder an die Teilnehmer weitergeben.
Evenito rechnet im Lizenzmodell ab. Die Preisseite von evenito staffelt die Lizenz nach Zahl der verwalteten Kontakte und gebuchtem Funktionsumfang. Mit steigendem Kontaktkontingent steigt die Monatsgebühr. Wer nur zwei Veranstaltungen pro Jahr ausrichtet, zahlt die Lizenz dennoch zwölf Monate lang.
Pretix aus Berlin trennt Software und Betrieb. Die Open-Source-Version läuft im Selbstbetrieb ohne Lizenzgebühr, die gehostete Variante rechnet je verkauftem Ticket ab. Bei allen drei Anbietern gilt: Die gültigen Euro-Werte stehen in den Preisübersichten, weil Ticketpreis, Währung und Vertragsland die Rechnung verändern.
Diese Gebühren stehen selten im Angebot
- Verkaufsgebühr je bezahltem Ticket: prozentualer Anteil plus Festbetrag, bei Eventbrite getrennt von der Softwarelizenz
- Zahlungsabwicklung: Stripe berechnet für europäische Karten 1,5 Prozent plus 0,25 Euro je erfolgreicher Zahlung
- Kontaktkontingent: zusätzliche Adressen heben bei evenito die Lizenzstufe
- Zusatzmodule: Sitzplatzwahl, Check-in, Teilnehmerausweise, Onboarding und Premium-Support
- Vertragslaufzeit: zwölf Monate mit automatischer Verlängerung binden Budget über das Eventjahr hinaus
Zwei Gebühren treffen denselben Betrag: die Verkaufsgebühr der Plattform und die Zahlungsgebühr des Dienstleisters. Bei einem Ticketpreis von 49 Euro netto sind das 0,99 Euro Zahlungsgebühr, gerundet, bevor die Plattformgebühr greift.
Rechenbeispiel für 100 und 500 Teilnehmer
Gerechnet wird mit angesetzten 99 Euro netto Eventpauschale und dem Stripe-Satz von 1,5 Prozent plus 0,25 Euro je Zahlung. Ticketpreis: 49 Euro netto.
| Position | 100 Teilnehmer | 500 Teilnehmer |
|---|---|---|
| Eventpauschale (angesetzt) | 99,00 Euro | 99,00 Euro |
| Zahlungsgebühr bei 49 Euro Ticketpreis | 98,50 Euro | 492,50 Euro |
| Summe netto je Event | 197,50 Euro | 591,50 Euro |
| Umsatzsteuer 19 Prozent | 37,53 Euro | 112,39 Euro |
| Summe brutto | 235,03 Euro | 703,89 Euro |
Die Zahlungsgebühr wächst linear mit der Teilnehmerzahl. Bei 100 Anmeldungen liegt sie mit 98,50 Euro netto fast auf Höhe der Eventpauschale, bei 500 Anmeldungen ist sie fünfmal so hoch. Die Eventbrite-Verkaufsgebühr kommt hinzu und richtet sich nach dem Ticketpreis.
Softwarekosten im Veranstaltungsbudget
Die IHK Köln bündelt Grundlagen zur Planung von Geschäftsveranstaltungen, darunter Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten. Softwarekosten gehören dort in eine eigene Zeile, nicht in den Sammelposten Dienstleister.
Bei Jahresverträgen zählt die Laufzeit als Kostenfaktor. Eine Laufzeit von zwölf Monaten verteuert ein einzelnes Event, wenn nur zwei Veranstaltungen stattfinden. Pay-per-Ticket-Modelle wie Eventbrite fallen in veranstaltungsfreien Monaten nicht an.
Häufige Fragen
Was kostet Teilnehmerverwaltungssoftware pro Monat?
Eine feste Monatsgebühr gibt es nur im Lizenzmodell, etwa bei evenito. Die Höhe hängt vom Kontaktkontingent und den gebuchten Modulen ab. Eventbrite berechnet stattdessen je verkauftem Ticket.
Welche versteckten Gebühren sind am teuersten?
Zahlungs- und Verkaufsgebühren, weil sie mit jeder Anmeldung anfallen. Bei 500 Teilnehmern und 49 Euro Ticketpreis summiert sich allein der Stripe-Satz auf 492,50 Euro netto.
Wann lohnt sich Pay-per-Event?
Bei wenigen Veranstaltungen pro Jahr. Fällt keine Veranstaltung an, entstehen keine Ticketgebühren. Eine Lizenz läuft dagegen weiter.
Wird die Software mit Umsatzsteuer abgerechnet?
Rechnungen deutscher Anbieter enthalten in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer auf den Nettobetrag. Bei Anbietern mit Sitz im EU-Ausland greift bei Leistungen an Unternehmen die Umkehr der Steuerschuld.
Fallen Kosten auch ohne Veranstaltung an?
Im Lizenzmodell ja, die Monatsgebühr läuft weiter. Pay-per-Ticket-Modelle kosten in veranstaltungsfreien Monaten nichts, sofern keine Mindestabnahme vereinbart ist.