Teilnehmerverwaltung Software im Vergleich: Funktionen und Anbieter für Tagungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Was eine Teilnehmerverwaltung bei Tagungen leisten muss

Tagungen haben ein begrenztes Publikum, oft persönliche Einladungen und Gäste, die eine Rechnung mit Bestellnummer brauchen.

In der Anmeldung zählen bedingte Formularfelder, Kontingente je Ticketart, Wartelisten mit Nachrückverfahren und automatische Bestätigungen. Beim Check-in entscheiden QR-Code-Scans und der Badgedruck am Eingang über die Warteschlange, Nachmeldungen müssen möglich bleiben.

Nach der Tagung folgen Teilnahmebestätigungen, Umfragen und der Export der Daten ins CRM. Diese Schritte gehören zur gesamten Veranstaltungsplanung, für die die IHK Köln einen Leitfaden bereitstellt.

Fünf Anbieter für Tagungen im Vergleich

Die Tabelle ordnet die Anbieter ein.

Eventbrite veröffentlicht seine Preise und Funktionen für Veranstalter selbst. Kostenlose Veranstaltungen kosten keine Grundgebühr, bei kostenpflichtigen Tickets fällt eine Gebühr pro verkauftem Platz an, die der Veranstalter trägt oder auf den Ticketpreis aufschlägt.

XING Events verknüpft die Anmeldung mit einem beruflichen Netzwerk, was öffentlichen Tagungen hilft, internen Runden aber nicht. Cvent nennt keine Preise und spielt seine Stärken erst bei mehreren hundert Teilnehmern, Hotelbuchung und Reisekostenabrechnung aus. Doo rechnet mit Bestellnummern und Kostenstellen nach deutschen Gepflogenheiten ab.

Evenito arbeitet mit flexiblen Lizenzmodellen und veröffentlichten Preisen. Bei einer einmaligen Tagung entscheiden dort Laufzeit und Kündigungsfrist über die Wirtschaftlichkeit.

Rechenbeispiel: Tagung mit 180 Plätzen

Angenommen werden 180 Plätze, davon 120 kostenpflichtige Tickets zu 250 Euro netto, also 30.000 Euro Ticketerlös. Dazu kommen 60 kostenlose Plätze für Referenten und Presse. Alle Beträge sind Annahmen für diese Rechnung, keine Angebote der Anbieter.

Ticketmodell: 2,5 Prozent des Ticketpreises plus 0,79 Euro netto pro bezahltem Ticket. Der Prozentanteil beträgt 750,00 Euro, der Festanteil 94,80 Euro, zusammen 844,80 Euro netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 1.005,31 Euro brutto.

Lizenzmodell: 2.400 Euro netto pro Jahr für bis zu 500 Teilnehmer je Veranstaltung, also 2.856 Euro brutto. Bei einer einzigen Tagung liegt das über dem Ticketmodell. Der Vergleichspunkt liegt bei drei Tagungen: Dreimal 844,80 Euro ergeben 2.534,40 Euro netto und damit mehr als die Jahreslizenz.

In fünf Schritten zur Entscheidung

DSGVO: Prüfliste für den Auftragsverarbeitungsvertrag

Die Verordnung 2016/679 gilt in der gesamten EU, für deutsche Veranstalter kommen die Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes hinzu.

Häufige Fragen

Was kostet die Software für eine Tagung mit 180 Gästen?

Im Ticketmodell zahlen Sie je verkauftem Platz, im Rechenbeispiel 844,80 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer. Im Lizenzmodell liegt ein fester Jahresbetrag an, der sich ab etwa drei Veranstaltungen rechnet.

Welche Software ist DSGVO-konform?

Die Konformität hängt am Vertrag, nicht am Firmensitz. Entscheidend sind Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, Serverstandort, Löschkonzept und die Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Reicht eine Tabelle statt Software?

Bis etwa 50 Teilnehmer und eine Veranstaltung pro Jahr trägt eine gepflegte Tabelle. Sobald Rechnungen, Wartelisten und Check-in dazukommen, kostet die Handarbeit mehr als eine Lizenz.

Wie lange dauert die Einführung?

Bei Selbstbedienungsanbietern ist mit Tagen zu rechnen, bei Cvent und Doo gehören Einrichtung und Schulung in den Projektplan, dort sind Wochen realistisch.