Veranstaltungsplanung
Teil von Geschäftsveranstaltungen planen mit Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten
Checkliste für die Veranstaltungsplanung: Fristen und Zuständigkeiten
Checkliste Veranstaltungsplanung: 16 Prüfpunkte mit Fristen, Zuständigkeiten und Euro-Beträgen für kompakte Geschäftsveranstaltungen in Deutschland.
Das Wichtigste auf einen Blick
- 16 Prüfpunkte von der Bedarfsmeldung bis zur Nachbereitung, jeweils mit Frist und Verantwortlichkeit.
- 12 Wochen vorher Location und Haupttechnik buchen, 6 Wochen vorher Einladungen versenden, 4 Wochen vorher Teilnehmerzahl fixieren.
- Projektleitung genehmigt Budget und Ablauf, Assistenz pflegt Listen und Fristen, Technik prüft Aufbau, Strom und Beschallung.
- Typische Nettokosten für eine Tagung mit 80 Personen liegen zwischen 6.000 und 12.000 Euro, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.
- Die IHK Köln erläutert Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten bei Geschäftsveranstaltungen.
Die Checkliste ist chronologisch aufgebaut. Sie beginnt 16 Wochen vor dem Termin und endet mit der Nachbereitung. Projektleitung trägt die Gesamtverantwortung, Assistenz dokumentiert und erinnert, Technik prüft alle technischen und sicherheitsrelevanten Punkte. Bei der Raumauswahl helfen die Brancheninformationen des DEHOGA Bundesverband zu Tagungsräumen und Kapazitäten.
Prüfpunkte mit Fristen und Zuständigkeiten
Fristen der Veranstaltungsplanung
- 16 Wochen vorherBedarf, Ziel und Budget klären
- 14 Wochen vorherLocation anfragen und Option sichern
- 12 Wochen vorherLocation und Technik buchen
- 10 Wochen vorherCatering und Referenten verpflichten
- 8 Wochen vorherSicherheit prüfen, Catering bestellen
- 6 Wochen vorherEinladung mit Programm versenden
- 4 Wochen vorherTeilnehmerzahl an Location melden
Budget und Euro-Beträge für typische Dienstleistungen
Budget und Euro-Beträge
| Leistung | Typischer Nettopreis zzgl. MwSt. |
|---|---|
| Tagungsraum für 80 Personen | 500 bis 2.500 Euro pro Tag |
| Catering mit Getränken | 35 bis 90 Euro pro Person |
| Tontechnik mit Mischpult und Mikrofonen | 600 bis 2.500 Euro pro Tag |
| Bühnen- und Lichttechnik | 800 bis 3.500 Euro pro Tag |
| Moderation | 800 bis 2.500 Euro pro Tag |
| Sicherheitsdienst | 25 bis 45 Euro pro Stunde |
| Fotograf | 400 bis 900 Euro pro Tag |
Beispielrechnung: Tagung mit 80 Personen
Für einen Tagungsraum fallen 1.800 Euro an. Catering kostet 55 Euro pro Person, also 4.400 Euro für 80 Personen. Tontechnik wird mit 1.200 Euro berechnet. Die Summe liegt bei 7.400 Euro netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer ergeben sich 8.806 Euro. Das ist eine Beispielrechnung, keine feste Preisliste.
Übergabe an Technik, Catering und Tagungsort
Die Projektleitung übergibt spätestens zwei Wochen vorher einen schriftlichen Ablaufplan. Darin stehen Aufbauzeit, Probe, Einlass, Programm und Abbau. Die Assistenz erhält eine Kopie für Teilnehmerliste und Sonderwünsche.
Die Technik stimmt Stromlast, Mikrofonanzahl und Notstrom mit dem Tagungsort ab. Catering braucht endgültige Personenzahl, Allergien und Servierzeiten. Für Aufbauten, Fluchtwege und elektrische Anlagen gelten die DGUV Vorschriften, Regeln und Informationen.
Häufige Fragen
Wann muss die Location spätestens gebucht werden?
Für Geschäftsveranstaltungen in Deutschland ist eine verbindliche Buchung 12 Wochen vorher üblich. Bei großen Tagungen oder stark nachgefragten Terminen sollte die Option 14 Wochen vorher gesichert werden.
Wer verantwortet das Budget?
Die Projektleitung genehmigt das Budget und gibt Freigaben. Die Assistenz führt die Kostenliste, sammelt Angebote und meldet Abweichungen. Die Technik reicht technische Zusatzkosten ein.
Welche Frist gilt für die Teilnehmerzahl?
Die endgültige Teilnehmerzahl geht 4 Wochen vorher an Location und Catering. Änderungen bis 1 Woche vorher sind je nach Vertrag möglich, können aber Zusatzkosten auslösen.
Welche Unterlagen gehören zur Übergabe an die Technik?
Zur Übergabe gehören Ablaufplan, Raumplan, Stromplan, Mikrofonliste und Notfallkontakte. Die Technik prüft diese Unterlagen 3 Wochen vorher und stimmt den Aufbau mit dem Tagungsort ab.
Welche Regeln gelten für Sicherheit und Prävention?
Die DGUV stellt Vorschriften, Regeln und Informationen für Aufbauten und elektrische Anlagen bereit. Der DEHOGA Bundesverband liefert Hinweise zu Räumen und Catering. Die IHK Köln beschreibt Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten.
