Veranstaltungsbudget planen: Kostenzeilen aus Handlungsfeldern ableiten

Das Wichtigste auf einen Blick

Vom Handlungsfeld zur Kostenzeile

Die IHK Köln behandelt Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten als zusammenhängende Planungsaufgaben. Aus dieser Ordnung entsteht die Kopfstruktur des Budgets: Location, Catering, Technik, Personal, Teilnehmerverwaltung und Anreise.

Jedes Handlungsfeld erhält so viele Zeilen wie Abrechnungsvorgänge. Eine Tagungspauschale ist eine Zeile, der Sammeltransfer eine andere. Ein Feld ohne Kostenzeile fällt beim ersten Beleglauf auf.

In fünf Schritten entsteht die Tabelle:

Zeilen ohne Mengenangabe sind schätzbar, aber nicht prüfbar. Wer die Menge zuerst einträgt, erkennt Lücken vor der Buchung.

Location und Catering getrennt kalkulieren

Fixe und variable Kosten brauchen getrennte Zeilen. Die Raumrate fällt unabhängig von der Personenzahl an, die Verpflegung wächst mit jeder Anmeldung. Erst diese Trennung macht die Frage rechenbar, ab welcher Teilnehmerzahl sich eine größere Location trägt.

Anforderungen an Tagungsräume und deren Kapazitäten beschreibt der DEHOGA Bundesverband in seinen Brancheninformationen zu Tagungen. Fragen Sie das Haus, welche Bestuhlungsvariante es für 100 Personen ansetzt, und prüfen Sie Technikanschlüsse sowie Anlieferungszeiten.

Eine gemeinsame Zeile Location und Catering verhindert den Nachweis, welcher Anteil bei steigender Teilnehmerzahl wächst. Getrennte Zeilen zeigen außerdem, ob die Pauschale des Hauses günstiger ist als die Einzelposten. Diese Prüfung gehört vor die Buchung, nicht danach.

Verlangen Sie Angebote mit Preisstaffel und notieren Sie, ab welcher Teilnehmerzahl ein niedrigerer Satz greift. Staffeln, Mindestabnahmen und Aufbauzeiten gehören in die Zeile, nicht in eine Fußnote.

Beispielrechnung für 100 Teilnehmende an einem Tag

Die folgende Rechnung ist ein Rechenbeispiel für eine eintägige Firmenveranstaltung mit 100 Teilnehmenden in einer deutschen Großstadt. Alle Beträge in Euro, netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Das Catering ist eine eigene Dienstleistung mit eigenen Anforderungen, siehe Catering bei Tagungen und Veranstaltungen. Die Verpflegung wird pro Kopf abgerechnet, der Preis je Kopf sinkt meist erst bei deutlich höheren Teilnehmerzahlen.

Das Ergebnis sind 195,45 Euro brutto je Teilnehmenden. Die Annahmen sind ein Gerüst und keine erhobenen Marktpreise. Ersetzen Sie jede Zahl durch den Wert aus Ihrem Angebot. Reisekosten der Teilnehmenden, Versicherungen und Genehmigungen sind nicht enthalten.

Technik, Personal und Teilnehmerverwaltung trennen

Technik zerfällt in Beschallung, Mikrofone, Bildwiedergabe und Betreuungsstunden. Wer diese Posten in einer Zeile bündelt, kann bei Ausfall eines Geräts keine Nachforderung belegen.

Personal wird nach Stunden und Funktion abgerechnet. Servicestunden, Technikbetreuung und Moderation haben unterschiedliche Sätze und damit getrennte Zeilen.

Die Teilnehmerverwaltung rechnet pro Anmeldung ab. Notieren Sie die Zahl aus dem Anmeldesystem, nicht die Zahl der verschickten Einladungen. Die Differenz ist die erste Abweichung im Soll-Ist-Vergleich.

Kontrolle je Zeile statt Summenvergleich

Jede Zeile erhält eine Belegart und einen Termin. Üblich sind Mietvertrag und Schlussrechnung für die Location, Liefer- und Mengenbeleg für das Catering, Geräteliste und Abbaubeleg für die Technik, Stundenzettel für das Personal und Anmeldeliste für die Verwaltung.

Der Abgleich läuft Zeile für Zeile, nicht als Summenvergleich am Monatsende. Wer Vorjahreswerte fortschreiben will, findet beim Statistischen Bundesamt die Themenübersicht Wirtschaft mit den Preisstatistiken.

Eine Reservequote ohne Quelle lässt sich nicht belegen. Zulässig ist eine benannte Zeile Risikoreserve, die im Abschluss einzeln begründet aufgelöst wird. Abweichungen erhalten Ursache und Datum, damit die Fortschreibung im Folgejahr trägt.

Häufige Fragen

Wie viele Kostenzeilen braucht ein Veranstaltungsbudget?

Mindestens eine Zeile je Handlungsfeld, das auf die Veranstaltung zutrifft, und je Abrechnungsvorgang. Sammelzeilen erschweren die Zuordnung von Belegen.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt für die Kostenzeilen?

Tagungspauschalen und Gastronomieleistungen werden in der Regel mit 19 Prozent abgerechnet, Übernachtungen mit 7 Prozent. Die Einordnung prüft die Buchhaltung anhand der Rechnung.

Wann wird auf die tatsächliche Teilnehmerzahl abgerechnet?

Die Frist steht im Vertrag des Tagungshauses. Häufig wird die bestätigte Endzahl einige Werktage vor der Veranstaltung verbindlich.

Was passiert mit Zeilen ohne Angebot?

Sie bleiben bis zum Angebot betragsleer und erhalten eine Frist zur Nachlieferung. Ein geschätzter Betrag wird als Schätzung gekennzeichnet.

Wer prüft die Belege im Verlauf?

Fachliche Abnahme und Rechnungsprüfung brauchen unterschiedliche Unterlagen. Legen Sie fest, wer welchen Beleg wann abzeichnet.