Veranstaltungsplanung
Teil von 5 Schritte zur Auswahl von Veranstaltungsdienstleistern
Catering oder Eventagentur: Welche Dienstleister braucht eine Tagung?
Catering oder Eventagentur für Tagungen: typische Leistungen, Kosten in Euro pro Person netto, Tagessätze und wann sich welcher Dienstleister lohnt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Catering liefert Speisen, Getränke, Servicepersonal und Bewirtungstechnik, eine Eventagentur übernimmt Konzept, Location, Technik und Teilnehmerverwaltung.
- Typische Nettopreise: 6 bis 9 Euro pro Person für eine Kaffeepause, 28 bis 45 Euro pro Person für ein Mittagsbuffet.
- Eventagenturen arbeiten mit Tagessätzen von 900 bis 1.800 Euro netto oder mit 10 bis 15 Prozent Provision auf Fremdleistungen.
- Einfache Tagungen im Hotel sind mit Hotelcatering günstiger, komplexe Formate mit Anmeldung, Ton und Bühne profitieren von einer Agentur.
- Alle genannten Beträge sind netto, auf Speisen und Dienstleistungen kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.
Was Catering bei einer Tagung übernimmt
Catering deckt Speisen, Getränke und den Service am Veranstaltungsort ab. Üblich sind Kaffeepausen, Mittagsbuffet, Getränkestationen und ein Abendimbiss. Dazu kommen Personal, Geschirr, Gläser, Warmhaltebehälter und der Aufbau der Buffets.
Der DEHOGA Bundesverband führt Catering als eigenes Branchenthema und beschreibt Leistungen sowie Anforderungen an Cateringbetriebe: Brancheninformationen des DEHOGA Bundesverbands zu Catering.
Abrechnung: meist pro Person, teilweise als Pauschale für ein Kontingent. Mindestabnahmen von 30 bis 50 Gästen sind verbreitet. Anlieferung, Personalstunden und Reinigung stehen häufig separat in der Rechnung.
Wer im Tagungshotel tagt, bucht Raum und Bewirtung zusammen. Der DEHOGA beschreibt für Veranstaltungsorte unter anderem Kapazitäten, Bestuhlung und Ausstattung: Anforderungen an Tagungsräume und Veranstaltungsorte.
Was eine Eventagentur bei einer Tagung übernimmt
Eine Eventagentur übernimmt Konzept, Location-Suche, Ton- und Bühnentechnik, Teilnehmerverwaltung und die Koordination aller Gewerke. Sie verhandelt mit Caterern und Technikdienstleistern und erstellt den Ablaufplan.
Die IHK Köln stellt für die Planung von Geschäftsveranstaltungen Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten bereit: Grundlagen der IHK Köln zur Planung von Geschäftsveranstaltungen.
Bezahlt wird über Tagessätze, Projektpauschalen, Stundenhonorare oder Provisionen. Provisionen auf Fremdleistungen liegen häufig zwischen 10 und 15 Prozent. Moderation, Teilnehmerverwaltung oder Konzeption rechnet die Agentur direkt ab.
Bucht der Veranstalter den Caterer selbst, entfällt die Provision. Auswahl, Vertrag und Ansprechpartner bleiben dann im eigenen Team.
Kosten im Überblick
| Leistung | Abrechnung | Spanne netto |
|---|---|---|
| Kaffeepause | pro Person | 6 bis 9 Euro |
| Mittagsbuffet | pro Person | 28 bis 45 Euro |
| Abendfingerfood | pro Person | 22 bis 35 Euro |
| Servicekraft | pro Stunde | 35 bis 45 Euro |
| Eventagentur | pro Tag | 900 bis 1.800 Euro |
| Eventagentur | Provision | 10 bis 15 Prozent |
Die Spannen sind Marktwerte für Tagungen in Deutschland und schwanken nach Region, Saison und Ausstattung.
Beispielrechnung für 80 Teilnehmer
Beispielrechnung für eine eintägige Tagung mit 80 Teilnehmern, alle Beträge netto:
- Kaffeepause vormittags: 7,50 Euro pro Person, zusammen 600 Euro.
- Mittagsbuffet: 32 Euro pro Person, zusammen 2.560 Euro.
- Kaffeepause nachmittags: 7,50 Euro pro Person, zusammen 600 Euro.
- Servicekraft: 8 Stunden zu 40 Euro, zusammen 320 Euro.
- Summe: 4.080 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 4.855,20 Euro brutto.
Das sind 47 Euro pro Person netto für Speisen und Getränke. Kommt eine Eventagentur mit 1.200 Euro Tagessatz hinzu, steigt die Summe auf 5.280 Euro netto und 6.283,20 Euro brutto.
Wann welcher Dienstleister sinnvoll ist
- Bis 50 Teilnehmer, ein Raum, Hotel mit eigener Küche: Bewirtung und Raum direkt im Hotel buchen.
- 50 bis 150 Teilnehmer, Location ohne Küche: Caterer beauftragen, Ton und Bühne bei einem Verleih.
- Ab 150 Teilnehmer oder mit Anmeldung, Badges und Streaming: Eventagentur einbinden.
- Bei getrennter Vergabe Schnittstellen schriftlich klären: Strom, Anlieferzeiten, Abbau, Haftung.
Kleine Formate ohne Rahmenprogramm brauchen selten eine Agentur. Mit der Zahl der Gewerke und Abstimmungswege wächst der Nutzen einer Agentur.
Häufige Fragen
Braucht eine Tagung mit 40 Teilnehmern eine Eventagentur?
Meist nicht. Ein Tagungshotel bündelt Raum, Technik und Bewirtung, oft als Tagespauschale pro Person. Eine Agentur lohnt sich, wenn mehrere Locations oder externe Referenten koordiniert werden müssen.
Wie wird eine Eventagentur bezahlt?
Üblich sind Tagessätze von 900 bis 1.800 Euro netto, Projektpauschalen oder Stundenhonorare. Bei Fremdleistungen kommt eine Provision von 10 bis 15 Prozent hinzu.
Was kostet Catering pro Person?
Kaffeepausen liegen bei 6 bis 9 Euro netto, Mittagsbuffets bei 28 bis 45 Euro netto, Abendfingerfood bei 22 bis 35 Euro netto. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.
Kann die Eventagentur das Catering mitvermitteln?
Ja. Viele Agenturen holen Angebote ein, prüfen sie und schlagen ihre Provision auf. Der Veranstalter hat dann einen Ansprechpartner, zahlt aber mehr als bei direkter Buchung.
Welche Zusatzkosten entstehen bei externem Catering?
Anlieferung, Aufbau, Personalstunden, Geschirr, Reinigung und Anfahrt werden häufig separat berechnet. Mindestabnahmen und Ausfallpauschalen stehen im Vertrag.