Veranstaltungsplanung
Teil von Wie vergleicht man Veranstaltungsorte für Tagungen und Konferenzen?
Hotels oder Kongresszentren als Veranstaltungsort: Was passt zu welcher Tagung?
Hotels oder Kongresszentren als Tagungsort vergleichen: Raumgröße, Technik, Catering und Tagespreise netto und brutto, Beispiele Estrel Berlin und CCH Hamburg.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Hotels bündeln Tagungsraum, Technik, Catering und Zimmer im selben Haus, Kongresszentren stellen große Säle und teilbare Räume bereit.
- Beispiele sind das Estrel Berlin und das Maritim Hotel Berlin sowie das CCH Hamburg, das ICM München und das WCCB Bonn.
- Die Raummiete steckt im Hotel meist in der Tagungspauschale, im Kongresszentrum wird sie einzeln berechnet.
- Bei 100 Teilnehmern und einem Tag liegen die Bruttokosten im Beispiel nur rund 238 Euro auseinander.
- Auf Raum, Technik und Catering fallen 19 Prozent MwSt. an, auf die Übernachtung 7 Prozent.
Raumgröße und Bestuhlung: Estrel Berlin gegen CCH Hamburg
Zuerst entscheidet die Teilnehmerzahl. Das Estrel Berlin gilt mit rund 1.100 Zimmern als größtes Hotel Deutschlands und betreibt ein angeschlossenes Congress Center.
Hotel vs. Kongresszentrum
Hotel
- Zielgruppe
- 20–150 Personen
- Räume
- 2–6 Räume
- Beispiele
- Estrel, Maritim
- Parallele Foren
- seltener
- Fläche pro Person
- 1,5–2 m² Reihen
Kongresszentrum
- Zielgruppe
- ab 300 Personen
- Räume
- große, teilbare Säle
- Beispiele
- CCH, ICM, WCCB
- Parallele Foren
- häufiger möglich
- Fläche pro Person
- 1,5–2 m² Reihen
Das Estrel Berlin bündelt im Congress Center rund 4.000 Quadratmeter und den Estrel Saal, Kapazitäten reichen typisch bis rund 2.000 Personen. Das CCH Hamburg kommt auf rund 12.000 Quadratmeter und nennt für Saal 1 bis zu 3.000 Plätze, für Saal 2 rund 1.500 und für Saal 3 rund 1.000.
Tagungshotels halten meist zwei bis sechs Räume vor, die sich für 20 bis 150 Personen bestuhlen lassen. Wer vier Foren parallel besetzen muss, findet teilbare Räume häufiger im Kongresszentrum.
Als Faustregel gelten 1,5 bis 2 Quadratmeter pro Person in Reihenbestuhlung.
Raumgröße und Bestuhlung
Passt besser
- Eintägig, 30 bis 150 Personen
- Hotel
- Mehrtägig mit Übernachtung
- Hotel
- Parallele Foren
- Kongresszentrum
- Messe oder Ausstellung
- Kongresszentrum
- Gala mit großer Bühne
- Kongresszentrum, kleine Gala auch Hotel
Entscheidender Punkt
- Eintägig, 30 bis 150 Personen
- Räume, Catering und Zimmer liegen nah beieinander
- Mehrtägig mit Übernachtung
- Zimmerkontingent und kurze Wege
- Parallele Foren
- Teilbare Säle und getrennte Technik
- Messe oder Ausstellung
- Hallenfläche und Anlieferung
- Gala mit großer Bühne
- Bühnen- und Technikfläche
Bestuhlungsvarianten und Anforderungen an Tagungsräume hat der DEHOGA Bundesverband in seinen Brancheninformationen zu Tagungen zusammengestellt, einen Überblick zu Hotels als Veranstaltungsorte liefert der DEHOGA Bundesverband in seinen Brancheninformationen zur Hotellerie.
Technik und Bühnentechnik: eigene Abteilung oder externer Dienstleister
Hotels bieten meist Beamer, Leinwand, Mikrofone und Tonanlage. Für Traversen, Rigging oder Dolmetscherkabinen kommt ein externer Dienstleister ins Haus.
Kongresszentren wie das CCH Hamburg oder das ICM München unterhalten eigene Technikabteilungen. Licht, Ton und Bühne lassen sich aus einer Hand buchen, werden aber einzeln abgerechnet.
Klären Sie vor der Buchung Auf- und Abbauzeiten, Strom- und Netzwerkanschlüsse sowie Übertragungswege. Diese drei Punkte entscheiden, ob ein Haus zum Ablauf passt.
Catering, Miete und typische Tagespreise
Im Hotel ist das Catering Teil des Pakets, im Kongresszentrum ein separater Posten. Der DEHOGA Bundesverband beschreibt Catering als eigenständige Dienstleistung mit Personal und Logistik, abgerechnet nach Teilnehmerzahl.
Alle Beträge sind netto, 19 Prozent MwSt. kommen hinzu.
Hotel
- Raummiete pro Tag
- in der Pauschale enthalten
- Tagungspauschale je Person und Tag
- 69 bis 119 Euro
- Catering je Person und Tag
- in der Pauschale enthalten
- Technikpaket pro Tag
- 0 bis 1.200 Euro, Grundausstattung inklusive
Kongresszentrum
- Raummiete pro Tag
- 1.800 bis 3.500 Euro
- Tagungspauschale je Person und Tag
- nicht üblich
- Catering je Person und Tag
- 38 bis 65 Euro
- Technikpaket pro Tag
- 900 bis 2.500 Euro
Aus 69 bis 119 Euro netto werden mit 19 Prozent MwSt. 82,11 bis 141,61 Euro brutto je Person.
Rechenbeispiel: 100 Teilnehmer, ein Tag
Beispielrechnung, keine Preisgarantie. Für ein Tagungshotel ergibt eine Pauschale von 89 Euro netto je Person bei 100 Personen 8.900 Euro netto und 10.591 Euro brutto.
Für ein Kongresszentrum stehen 2.800 Euro Raummiete, 1.500 Euro Technikpaket und 48 Euro Catering je Person zu Buche. Das sind 9.100 Euro netto und 10.829 Euro brutto.
Die Differenz beträgt 238 Euro brutto, rund 2,3 Prozent. Diese Spanne liegt im normalen Verhandlungsspielraum, deshalb entscheidet das Kostenargument allein selten.
Nebenposten sind Übernachtung, Aufbauzeit, Strom, Parkplätze, Personalstunden, Mindestabnahme, Stornofristen und Endreinigung. Für das Logis gilt 7 Prozent MwSt., für Frühstück und Tagungsleistungen 19 Prozent.
Die IHK Köln bündelt in ihrem Leitfaden zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten.
Häufige Fragen
Wann ist ein Kongresszentrum die bessere Wahl?
Ab etwa 300 Teilnehmern, bei parallelen Foren oder aufwendiger Bühnentechnik. CCH Hamburg, ICM München und WCCB Bonn halten große und teilbare Säle vor.
Wann passt ein Hotel besser?
Bei 30 bis 150 Teilnehmern, eintägigen Formaten und Anreise am Vorabend. Häuser wie das Estrel Berlin oder das Maritim Hotel Berlin bündeln Räume, Catering und Zimmer.
Wie wird die Mehrwertsteuer berechnet?
Auf Tagungsraum, Technik und Catering fallen 19 Prozent an. Für die Übernachtung gelten 7 Prozent, für das Frühstück wieder 19 Prozent.
Was gehört in die Anfrage?
Teilnehmerzahl, Bestuhlungsart, Auf- und Abbauzeiten, Strom- und Netzwerkanschlüsse sowie Cateringzeiten und Übernachtungskontingente. Lassen Sie Technikpaket und Raummiete einzeln ausweisen.
