Hotels oder Kongresszentren als Veranstaltungsort: Was passt zu welcher Tagung?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Hotels bündeln Tagungsraum, Technik, Catering und Zimmer im selben Haus, Kongresszentren stellen große Säle und teilbare Räume bereit.
• Beispiele auf Hotelseite sind das Estrel Berlin und das Maritim Hotel Berlin, auf Zentrumsseite das CCH Hamburg, das ICM München und das WCCB Bonn.
• Die Raummiete steckt im Hotel meist in der Tagungspauschale, im Kongresszentrum wird sie einzeln berechnet.
• Bei 100 Teilnehmern und einem Tag liegen die Bruttokosten im Beispiel nur rund 238 Euro auseinander.
• Auf Raum, Technik und Catering fallen 19 Prozent MwSt. an, auf die Übernachtung 7 Prozent.

Raumgröße und Bestuhlung: Estrel Berlin gegen CCH Hamburg

Zuerst entscheidet die Teilnehmerzahl. Das Estrel Berlin gilt mit rund 1.100 Zimmern als größtes Hotel Deutschlands und betreibt ein angeschlossenes Congress Center. Das Maritim Hotel Berlin hält einen großen Saal und mehrere Konferenzräume bereit.

Tagungshotels halten meist zwei bis sechs Räume vor, die sich für 20 bis 150 Personen bestuhlen lassen. Ketten wie Maritim, Dorint und Lindner führen eigene Tagungshotels, oft mit angeschlossenem Kongressbereich.

Kongresszentren sind auf Volumen ausgelegt. Das Congress Center Hamburg (CCH) wurde nach dem Umbau im Jahr 2022 wiedereröffnet und liegt am Dammtorbahnhof. Das Internationale Congress Center München (ICM) sitzt an der Messe München, das World Conference Center Bonn (WCCB) nutzt den früheren Plenarsaal des Bundestags.

Wer vier Foren parallel besetzen muss, findet teilbare Räume häufiger im Kongresszentrum. Das frühere ICC Berlin steht seit 2014 leer, in der Hauptstadt tragen deshalb große Hotels die Kapazitäten.

Als Faustregel gelten 1,5 bis 2 Quadratmeter pro Person in Reihenbestuhlung. Bei Tischbestuhlung steigt der Flächenbedarf, was sich im Kongresszentrum leichter abbilden lässt als im Hotelsaal.

Bestuhlungsvarianten und Anforderungen an Tagungsräume hat der DEHOGA Bundesverband in seinen Brancheninformationen zu Tagungen zusammengestellt. Einen Überblick zu Hotels als Veranstaltungsorte liefert der DEHOGA Bundesverband in seinen Brancheninformationen zur Hotellerie.

Technik und Bühnentechnik: eigene Abteilung oder externer Dienstleister

Hotels arbeiten mit einer Grundausstattung: Beamer, Leinwand, Mikrofone, Tonanlage. Das reicht für Vorträge und Podiumsdiskussionen.

Für Traversen, Rigging oder Dolmetscherkabinen kommt ein externer Dienstleister ins Haus, der eigene Zeiten und Wege braucht. Viele Tagungshotels arbeiten mit festen Partnerfirmen, die im Haus eingeplant werden.

Kongresszentren wie das CCH Hamburg oder das ICM München unterhalten eigene Technikabteilungen mit festen Ansprechpartnern. Licht, Ton und Bühne lassen sich aus einer Hand buchen, werden aber einzeln abgerechnet.

Klären Sie Auf- und Abbauzeiten sowie Strom- und Netzwerkanschlüsse vor der Buchung schriftlich. Fragen Sie außerdem nach Übertragungswegen, Aufzeichnung und Netzwerkleistung, denn diese Posten stehen meist getrennt in der Rechnung.

Catering, Miete und typische Tagespreise

Im Hotel ist das Catering Teil des Pakets, im Kongresszentrum ein separater Posten. Der DEHOGA Bundesverband beschreibt Catering als eigenständige Dienstleistung mit Personal und Logistik, abgerechnet nach Teilnehmerzahl.

Die Übersicht nennt Größenordnungen, wie sie in Angeboten für Tagungen in Deutschland auftreten. Alle Beträge sind netto, die Mehrwertsteuer von 19 Prozent kommt hinzu.

Posten	Hotel	Kongresszentrum
Raummiete pro Tag	in der Pauschale enthalten	1.800 bis 3.500 Euro
Tagungspauschale je Person und Tag	69 bis 119 Euro	nicht üblich
Catering je Person und Tag	in der Pauschale enthalten	38 bis 65 Euro
Technikpaket pro Tag	0 bis 1.200 Euro, Grundausstattung inklusive	900 bis 2.500 Euro

Aus 69 bis 119 Euro netto werden mit 19 Prozent MwSt. 82,11 bis 141,61 Euro brutto je Person. Aus 1.800 bis 3.500 Euro netto Raummiete werden 2.142 bis 4.165 Euro brutto pro Tag.

Rechenbeispiel: 100 Teilnehmer, ein Tag

Beispielrechnung, keine Preisgarantie. Für ein Tagungshotel ergibt eine angenommene Pauschale von 89 Euro netto je Person bei 100 Personen 8.900 Euro netto und 10.591 Euro brutto.

Für ein Kongresszentrum stehen 2.800 Euro Raummiete, 1.500 Euro Technikpaket und 48 Euro Catering je Person zu Buche. Das sind 9.100 Euro netto und 10.829 Euro brutto.

Die Differenz beträgt 238 Euro brutto, rund 2,3 Prozent. Entscheidend sind deshalb die Nebenposten: Übernachtung, Aufbauzeit, Strom, Parkplätze und Personalstunden. Für das Logis gilt 7 Prozent MwSt., für Frühstück und Tagungsleistungen 19 Prozent.

Im CCH Hamburg übernachten Gäste im Umfeld, im Estrel Berlin liegen Zimmer und Saal unter einem Dach. Die IHK Köln bündelt in ihrem Leitfaden zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten.

Häufige Fragen

Wann ist ein Kongresszentrum die bessere Wahl?

Ab etwa 300 Teilnehmern, bei parallelen Foren oder aufwendiger Bühnentechnik. CCH Hamburg, ICM München und WCCB Bonn halten große und teilbare Säle vor, dazu feste Ansprechpartner für den Aufbau.

Wann passt ein Hotel besser?

Bei 30 bis 150 Teilnehmern, eintägigen Formaten und Anreise am Vorabend. Häuser wie das Estrel Berlin oder das Maritim Hotel Berlin bündeln Räume, Catering und Zimmer, ein Zimmerkontingent ist schneller gebucht.

Wie wird die Mehrwertsteuer berechnet?

Auf Tagungsraum, Technik und Catering fallen 19 Prozent an. Für die Übernachtung gelten 7 Prozent, für das Frühstück wieder 19 Prozent. Fordern Sie Preise getrennt nach netto und brutto an.

Was gehört in die Anfrage?

Teilnehmerzahl, Bestuhlungsart, Auf- und Abbauzeiten, Strom- und Netzwerkanschlüsse sowie Cateringzeiten und Übernachtungskontingente. Lassen Sie Technikpaket und Raummiete einzeln ausweisen, sonst sind Angebote nicht vergleichbar.