Veranstaltungsort prüfen: Kriterien für Besichtigung und Vertrag

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vier Prüfblöcke mit je fünf Kriterien für Besichtigung und Vertragsprüfung
• Anzahlungen liegen marktüblich bei 20 bis 30 Prozent des Auftragswerts
• Auf Raummiete, Technik und Catering fallen 19 Prozent MwSt., auf Übernachtungen 7 Prozent
• Stornofristen, Mindestteilnehmerzahl und Haftung gehören ausdrücklich in den Vertrag
• Gewerbe- und Brandschutzauflagen prüfen Ordnungsamt, Bauordnungsamt und Feuerwehr

Kapazität, Technik und Anlieferung

Kapazitätsangaben von Betreibern beziehen sich häufig auf Reihenbestuhlung ohne Bühne und ohne Technikfläche. Vor der Buchung ist der Raum gegen den geplanten Bestuhlungsplan zu halten, nicht gegen die maximale Personenzahl. Barrierefreiheit prüfen Sie getrennt: Aufzug, Rampen, Haltestellen, Parkplätze. Der DEHOGA Bundesverband veröffentlicht Brancheninformationen zu Tagungsräumen und Kapazitäten.

1. Bestuhlungsvarianten und Grundfläche je Person für Reihen, Blöcke und Stehempfang
2. Deckenhöhe und Traglast für Bühne, Traversen und Rigging
3. Stromanschlüsse mit Absicherung in Ampere und Position im Raum
4. Tontechnik: vorhandene Beschallung, Mikrofonie, Anbindung fremder Mischpulte
5. Anlieferung über Rampe und Lastenaufzug, Öffnungszeiten für Auf- und Abbau

Zwei Besichtigungstermine sind sinnvoll: einer bei Tageslicht und einer zur geplanten Veranstaltungszeit. Dann zeigen sich Tageslicht, Lärm aus Nachbarräumen und die Wirkung der Raumbeleuchtung.

Sicherheit, Genehmigungen und Zuständigkeiten

Sicherheitsauflagen sind Landesrecht. Die Versammlungsstättenverordnung regelt Bestuhlung, Fluchtwege und Aufsicht; die Schwellen unterscheiden sich je Bundesland. Zuständig sind das Ordnungs- oder Gewerbeamt, das Bauordnungsamt und die Brandschutzdienststelle der örtlichen Feuerwehr. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bündelt Vorschriften und Regeln der DGUV für Auf- und Abbau.

6. Lichte Breite der Fluchtwege und Anzahl der Notausgänge
7. Zulässige Personenzahl laut Genehmigung, nicht laut Prospekt
8. Brandschutzordnung, Feuerlöscher, Brandmeldeanlage und Rauchverbot
9. Notwendige Sonderbauprüfung nach Landesbauordnung
10. Ansprechpartner bei Ordnungsamt, Bauordnungsamt und Feuerwehr mit Rufnummer

Lassen Sie sich die Genehmigung als Kopie geben und gleichen Sie Bestuhlungsplan, Nutzungsart und Personenzahl ab. Weicht der eigene Aufbau ab, ist eine erneute Abstimmung nötig.

Kosten, Nebenkosten und Zahlungsplan

Angebote sind getrennt nach netto und brutto anzufordern, mit Zeitraum und MwSt.-Angabe je Position. Die IHK Köln nennt Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten als Grundlagen der Veranstaltungsplanung. Preise ohne Zeitraum und ohne Steuersatz sind nicht vergleichbar.

11. Raummiete pro Tag, inklusive oder exklusive Bestuhlung und Reinigung
12. Anzahlung, Fälligkeit und Restzahlung nach der Veranstaltung
13. Nebenkosten: Endreinigung, Sicherheitsdienst, Garderobe und Technikpauschalen
14. Mindestumsatz beim Catering, Personalstunden und Korkgeld
15. Mehrwertsteuer je Position: 19 Prozent auf Raum, Technik und Catering, 7 Prozent auf Übernachtung

Kalkulieren Sie einen Puffer von 10 bis 15 Prozent auf die Nettosumme. Aufbauzeit, Sicherheitsdienst und Reinigung werden häufig separat berechnet.

Ablauf der Besichtigung

Die Besichtigung folgt vier Schritten:

1. Bestuhlungsplan und erwartete Teilnehmerzahl vorab an den Betreiber senden
2. Fluchtwege, Stromanschlüsse und Anlieferung vor Ort messen und fotografieren
3. Zusagen zu Technik, Zeiten und Personal schriftlich protokollieren
4. Angebot gegen den Vertragsentwurf prüfen und Storno- sowie Zahlungsregeln markieren

Vertragsprüfung: Fristen, Storno und Haftung

Stornofristen sind Verhandlungssache, fallen aber selten unter vier Wochen vor der Veranstaltung. Jede Frist gilt getrennt für Raum, Catering und Technik.

16. Stornofristen: kostenfrei bis acht Wochen vorher, danach fünfzig Prozent, ab vierzehn Tagen hundert Prozent
17. Mindestteilnehmerzahl und Rücktrittsrecht bei Unterschreitung
18. Haftung für Schäden an Boden, Mobiliar und Technik
19. Hausordnung, Sperrstunde, Lautstärkegrenzen und Anmeldung bei der GEMA
20. Zugesagte Leistungen: Auf- und Abbauzeiten, Schlüsselübergabe, Ansprechpartner vor Ort

Änderungen der Teilnehmerzahl gehören mit Frist und Kostenfolge in den Vertrag. Mündliche Zusagen zu Aufbauzeiten oder Technik sind nicht durchsetzbar.

Beispielrechnung: Anzahlung und MwSt.

Beispielrechnung für einen Tagungsraum mit 120 Personen: Raum 4.000 Euro netto, Technik 1.500 Euro netto, Catering 2.500 Euro netto. Die Summe von 8.000 Euro netto ergibt mit 19 Prozent MwSt. einen Bruttobetrag von 9.520 Euro. Eine Anzahlung von 30 Prozent des Bruttobetrags liegt bei 2.856 Euro.

Übernachtungen laufen getrennt: 20 Zimmer zu je 120 Euro netto ergeben 2.400 Euro, mit 7 Prozent MwSt. 2.568 Euro brutto. Diese Position gehört in die Nebenrechnung, weil sie den Budgetrahmen sonst unbemerkt überschreitet.

Häufige Fragen

Wie hoch ist eine übliche Anzahlung?

Marktüblich sind 20 bis 30 Prozent des Auftragswerts bei Vertragsschluss, die Restzahlung folgt nach der Veranstaltung. Verbindlich ist die Regelung im Vertrag.

Welcher MwSt.-Satz gilt für Veranstaltungsleistungen?

Raummiete, Technik und Catering werden mit 19 Prozent abgerechnet. Übernachtungen im Beherbergungsbetrieb unterliegen 7 Prozent.

Wer prüft Gewerbe- und Brandschutzauflagen?

Ordnungs- oder Gewerbeamt, Bauordnungsamt und die Brandschutzdienststelle der Feuerwehr, auf Grundlage von Landesbauordnung und Versammlungsstättenverordnung.

Welche Stornofristen sind marktüblich?

Viele Verträge räumen kostenfreie Stornofristen bis acht Wochen vor der Veranstaltung ein, danach greifen Staffelungen bis hundert Prozent ab vierzehn Tagen vorher. Catering und Technik haben häufig eigene Fristen.

Wie ändere ich die Teilnehmerzahl?

Die Anpassungsfrist gehört ausdrücklich in den Vertrag. Fehlt sie, rechnet der Betreiber auf Basis der ursprünglich gemeldeten Personenzahl ab.