Veranstaltungsplanung
Teil von Wie vergleicht man Veranstaltungsorte für Tagungen und Konferenzen?
Wie berechnet man die Raumkapazität für verschiedene Bestuhlungsarten?
Raumkapazität nach Bestuhlungsart berechnen: Quadratmeterwerte für Reihen, Parlamentarisch und Stehempfang plus Rechenbeispiel für 200 Quadratmeter.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Raumkapazität ergibt sich aus der nutzbaren Fläche geteilt durch den Flächenbedarf pro Person.
- Reihenbestuhlung liegt bei etwa 0,7 bis 0,9 Quadratmetern pro Person, parlamentarische Bestuhlung bei 1,8 bis 2,5.
- Stehempfang braucht mit 0,5 bis 0,8 Quadratmetern pro Gast am wenigsten Platz, Bankett mit runden Tischen am meisten.
- Podium, Technik, Garderobe und Rettungswege werden vorher abgezogen, sonst fällt die Zahl zu hoch aus.
- Ein Saal mit 200 Quadratmetern fasst je nach Bestuhlungsart rund 80 bis 265 Personen.
Warum die Bruttofläche nichts über die Kapazität sagt
Wer einen Raum mietet, bekommt meist die Bruttogrundfläche genannt. Für die Bestuhlung zählt aber nur die Fläche, auf der tatsächlich Stühle und Tische stehen dürfen.
Podium, Regieplatz, Kamerapositionen, Garderobe, Bar und Theke belegen feste Zonen. Hinzu kommen Rettungswege, die nach dem Bauordnungsrecht der Länder frei bleiben müssen.
Versammlungsstätten sind landesrechtlich geregelt. Die Vorgaben unterscheiden sich deshalb zwischen den Bundesländern und teils zwischen einzelnen Kommunen. Eine belastbare Planung beginnt mit dem Grundriss und nicht mit dem Datenblatt des Hotels.
Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten bündelt die IHK Köln zu Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
Quadratmeterbedarf je Bestuhlungsart
| Bestuhlungsart | Fläche pro Person | Typische Nebenflächen |
|---|---|---|
| Reihenbestuhlung, Stühle aneinander | 0,7 bis 0,9 m² | Mittelgang und zwei Seitengänge |
| Reihen mit Klapptisch | 1,0 bis 1,3 m² | Mittelgang, Technikzone |
| Blocktische, Klassenzimmer | 1,6 bis 2,0 m² | Referentenplatz, Leinwand |
| Parlamentarisch, U-Form | 1,8 bis 2,5 m² | Präsidium, Dolmetscherkabine |
| Bankett an runden Tischen | 1,8 bis 2,2 m² | Buffet, Tanzfläche |
| Stehempfang am Stehbuffet | 0,5 bis 0,8 m² | Bar und Garderobe |
Die Spannen sind Erfahrungswerte aus der Praxis und keine Norm. Sie gelten für Räume mit gerader Grundform und einer lichten Höhe von mindestens drei Metern. Bei verwinkelten Grundrissen, Stützen oder niedriger Decke sinkt die nutzbare Zahl. Brancheninformationen zu Tagungsräumen und Kapazitäten bündelt der DEHOGA Bundesverband zu Tagungsräumen.
Rechenbeispiel für einen Saal mit 200 Quadratmetern
Angenommen wird ein Saal mit 200 Quadratmetern Bruttofläche. Podium, Technikzone, Garderobe und Rettungswege belegen 20 Prozent, also 40 Quadratmeter. Es bleiben 160 Quadratmeter nutzbare Fläche.
- Reihenbestuhlung mit 0,8 Quadratmetern pro Person: 160 geteilt durch 0,8 ergibt 200 Sitzplätze.
- Blocktische mit 1,6 Quadratmetern: 100 Plätze.
- Parlamentarische Bestuhlung mit 2,0 Quadratmetern: 80 Plätze.
- Bankett an runden Tischen mit 2,0 Quadratmetern: 80 Plätze.
- Stehempfang mit 0,6 Quadratmetern pro Gast: rund 265 Gäste.
Derselbe Raum trägt also je nach Bestuhlungsart zwischen 80 und 265 Personen. Der Unterschied entsteht allein durch den Flächenbedarf pro Person. Wer die Zahl aus dem Mietvertrag übernimmt, plant im Zweifel zu knapp.
Schritt für Schritt zur belastbaren Platzzahl
- Grundriss mit Maßen besorgen und die Bruttofläche prüfen.
- Podium, Technik, Garderobe, Bar und Buffet als feste Zonen abziehen.
- Rettungswege und Mindestabstände nach dem Recht des jeweiligen Bundeslandes abziehen.
- Bestuhlungsart festlegen und den passenden Flächenwert wählen.
- Nutzfläche durch den Flächenwert teilen und das Ergebnis abrunden.
Beim Stehempfang kommt ein zweiter Prüfschritt hinzu. Vor Bar, Buffet und Garderobe bilden sich Trauben. Dort sollte die Personendichte niedriger liegen als im übrigen Raum.
Mischformate und Umbauzeiten einplanen
Viele Veranstaltungen wechseln im Tagesverlauf das Format. Morgens Plenum in Reihen, mittags World-Café, abends Empfang. Rechnen Sie dann den größten Flächenbedarf, nicht den Durchschnitt.
Für Stehempfänge mit Bewirtung steigt der Bedarf, sobald Tische für Gläser und Teller dazukommen. Rechnen Sie dann mit 1,0 bis 1,2 Quadratmetern statt mit 0,6. Informationen zu Catering als Dienstleistung bündelt der DEHOGA Bundesverband zum Catering bei Tagungen.
Wo Normen und Anbieterangaben auseinanderlaufen
Hotels nennen in Exposés häufig die Bestuhlung mit Stuhlreihen ohne Tische, weil das die größte Zahl ergibt. Für eine Tagung mit Schreibunterlagen ist dieser Wert zu hoch. Verbindliche Flächenwerte für Bestuhlung gibt es nicht, wohl aber Normen für Sicherheit und Bühnentechnik. Was Normen leisten und wie sie entstehen, erklärt din.de zu Normen und Standards.
Prüfen Sie außerdem, ob der Raum barrierefrei erreichbar ist und ob die Zahl der Sanitäranlagen zur Personenzahl passt. Beides begrenzt die Kapazität häufiger als die Stuhlreihe.
Häufige Fragen
Wie viel Platz pro Gast brauche ich beim Stehempfang?
Rechnen Sie mit 0,5 bis 0,6 Quadratmetern pro Gast, wenn nur Stehtische und eine Bar vorhanden sind. Sobald Buffet und Garderobe im Raum liegen, sind 0,8 Quadratmeter realistischer.
Werden Podium und Technik von der Fläche abgezogen?
Ja. Alles, was dauerhaft im Raum steht, zählt zur Nebenfläche und nicht zur Bestuhlung. Das gilt für Bühne, Regie, Lautsprechertürme und Kameraplätze. Tragen Sie diese Zonen im Grundriss ein, bevor Sie die Platzzahl berechnen.
Warum nennen Hotels höhere Teilnehmerzahlen als meine Rechnung?
Häufig wird die reine Bestuhlung ohne Bühne und ohne Gangflächen angegeben. Teilweise zählen auch Bereiche mit, die nur bei geöffneten Zwischentüren nutzbar sind. Fragen Sie nach der Bestuhlungsart, auf die sich die Zahl bezieht.
Müssen barrierefreie Plätze anders gerechnet werden?
Ja, ein Rollstuhlplatz braucht mehr Grundfläche als ein Stuhl. Planen Sie ihn am Rand einer Reihe und ziehen Sie ihn von der Reihenkapazität ab.