Veranstaltungsplanung
Teil von 5 Schritte zur Auswahl von Veranstaltungsdienstleistern
Veranstaltungsdienstleister prüfen: Checkliste für Referenzen und Verträge
Veranstaltungsdienstleister prüfen: Checkliste mit 15 Kriterien zu Referenzen, Versicherung, Zertifikaten, Anzahlungen, MwSt.-Sätzen und Vertragsklauseln.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Geprüft wird der Rechtsträger, der unterschreibt, nicht die Marke auf dem Angebot.
- Referenzen gelten nur mit vergleichbarer Größe, Datum und erreichbarem Ansprechpartner.
- Versicherungsnachweis und Prüfbescheinigungen gehören vor Aufbaubeginn in die Akte.
- Anzahlungen liegen in der Praxis häufig zwischen 20 und 50 Prozent der Netto-Auftragssumme.
- Auf Technik, Personal und Betreuung fällt in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer an.
Der Vertragspartner, nicht die Marke
Wer Veranstaltungsdienstleister prüfen will, beginnt beim Rechtsträger. Handelsregisterauszug, Geschäftsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen zum unterschreibenden Unternehmen passen. Bei Konzernstrukturen ist zu klären, ob die Muttergesellschaft oder eine Regionalgesellschaft haftet. Die IHK Köln beschreibt Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten bei Geschäftsveranstaltungen.
Referenzen sind nur belastbar, wenn sie vergleichbar sind. Verlangen Sie drei Projekte aus den letzten zwei Jahren mit Datum, Teilnehmerzahl, Leistungsumfang und einem telefonisch erreichbaren Ansprechpartner. Eine Referenz ohne Kontaktperson ist eine Behauptung, kein Nachweis.
Verlangen Sie zusätzlich eine Eigenerklärung zu laufenden Insolvenzverfahren und eine Liste der Projektverantwortlichen mit Funktion. Beide Unterlagen sind binnen weniger Tage beschaffbar. Wer sie nicht liefert, fällt aus der Auswahl.
Versicherung, Zertifikate und Prüfpflichten
Die Betriebshaftpflicht sollte Personenschäden und Sachschäden abdecken, auch während Aufbau und Abbau. Fragen Sie nach Deckungssumme, Selbstbehalt und Geltungsbereich. Für Bühnen und Traversen verlangen Einkäufer gültige Prüfbescheinigungen. Die Vorschriften, Regeln und Informationen zur Prävention der DGUV benennen die Prüffristen für technische Einrichtungen.
Catering bringt eigene Anforderungen an Hygiene und Personal mit. Der DEHOGA Bundesverband bündelt Informationen zu Catering als Dienstleistung bei Tagungen und Veranstaltungen. Ein Zertifikat über Qualitätsmanagement belegt ein System, nicht die Eignung für Ihr konkretes Projekt.
Klären Sie, ob Subunternehmer in die Police eingeschlossen sind und wer beim Aufbau die Verkehrssicherungspflicht trägt. Beide Punkte gehören schriftlich in den Vertrag.
Anzahlung, Umsatzsteuer und Beispielrechnung
Anzahlungen sind Verhandlungssache. In der Praxis liegen sie häufig zwischen 20 und 50 Prozent der Netto-Auftragssumme, bei Neukunden eher bei 30 Prozent, bei einmalig genutzten Locations auch höher. Klären Sie, ob die Anzahlung mit der Schlussrechnung verrechnet wird und ob sie bei Absage verfällt. Stornostaffeln sollten Zeitpunkte und Prozentsätze nennen.
Für Technik, Personal und Betreuung gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent greift nur bei reinen Warenlieferungen ohne Dienstleistungsanteil. Beispielrechnung: Bei 12.000 Euro netto Auftragssumme und 30 Prozent Anzahlung sind 3.600 Euro netto fällig, mit 19 Prozent Umsatzsteuer also 4.284 Euro brutto. Die Schlussrechnung über 8.400 Euro netto ergibt 9.996 Euro brutto. Insgesamt zahlt der Auftraggeber 14.280 Euro brutto.
Bei hohen Anzahlungen sind Teilzahlungen nach Leistungsfortschritt oder eine Bankbürgschaft eine Absicherung. Beides ist Verhandlungssache und sollte mit Fälligkeitsterminen im Vertrag stehen.
Die 15 Prüfkriterien
| Kriterium | Prüfpunkt |
|---|---|
| Rechtsträger | Registerauszug und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abgleichen |
| Referenzen | drei vergleichbare Projekte der letzten zwei Jahre |
| Referenzkontakt | telefonisch erreichbarer Ansprechpartner je Projekt |
| Betriebshaftpflicht | Deckungssumme und Geltungsbereich der Police |
| Veranstaltungshaftpflicht | Schäden durch Besucher eingeschlossen |
| Prüfbescheinigung | gültige Prüfung für Bühnen und Traversen |
| Personalqualifikation | Sachkunde für Elektrik und Traversenbau |
| Leistungsbeschreibung | Mengen, Zeiten und Orte konkret benannt |
| Anzahlung | Höhe, Fälligkeit und Verrechnung mit der Schlussrechnung |
| Zahlungsziel | Fristen, Skonto und Verzugszinsen |
| Stornoregelung | Staffel nach Zeitpunkt mit Prozentsätzen |
| Haftungsbegrenzung | Ausschlüsse und Höchstbeträge prüfen |
| Versicherungsnachweis | Vorlage vor Aufbaubeginn |
| Gerichtsstand | Ort und anwendbares Recht |
| Ersatzgestellung | Vertretung bei Personal- oder Technikausfall |
Prüfung in fünf Schritten
- Unterlagen anfordern: Registerauszug, Versicherungspolice, Prüfbescheinigungen.
- Referenzen telefonisch prüfen und Ergebnis mit Datum notieren.
- Leistungsbeschreibung mit Mengen und Zeiten gegen das Angebot abgleichen.
- Anzahlung, Storno und Haftung im Vertrag verhandeln.
- Nachweise vor Aufbaubeginn erneut abfragen.
Häufige Fragen
Welche Anzahlung ist üblich?
In der Praxis sind 20 bis 50 Prozent der Netto-Auftragssumme üblich, bei Neukunden häufig 30 Prozent. Die Anzahlung sollte im Vertrag auf die Schlussrechnung angerechnet werden.
Wie viele Referenzen sollte ich verlangen?
Drei Projekte aus den letzten zwei Jahren genügen für eine Plausibilitätsprüfung. Entscheidend ist die Vergleichbarkeit bei Größe, Ort und Leistungsumfang.
Welche Zertifikate sind sinnvoll?
Prüfbescheinigungen für Bühnen und Traversen, Sachkundenachweise für Elektrik und ein Hygienezertifikat beim Catering. Zertifikate ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.
Wann gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz?
Der Satz von 7 Prozent gilt nur für reine Warenlieferungen ohne Dienstleistungsanteil. Bei Dienstleistungen rund um die Veranstaltung gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent.
Muss die Betriebshaftpflicht Besucher einschließen?
Die Police des Dienstleisters deckt dessen Haftung. Prüfen Sie, ob Veranstaltungshaftpflicht für Schäden durch Besucher gesondert vereinbart werden muss.