Veranstaltungsplanung
Teil von 5 Schritte zur Auswahl von Veranstaltungsdienstleistern
Was kostet ein Veranstaltungsdienstleister für eine Firmenveranstaltung?
Kosten für Veranstaltungsdienstleister bei 100 Teilnehmern: Preisspannen für Catering, Location, Technik und Personal, netto und brutto mit 19 Prozent MwSt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Gesamtkosten für Dienstleister bei 100 Teilnehmern liegen meist zwischen 6.000 und 18.000 Euro netto.
- Catering ist der größte Posten: 35 bis 50 Prozent des Budgets.
- Location und Technik kosten je nach Ausstattung 1.500 bis 6.000 Euro netto.
- Auf den Nettobetrag kommen 19 Prozent MwSt., das erhöht die Rechnung um fast ein Fünftel.
Was die einzelnen Posten kosten
Catering: Für ein Buffet mit zwei Gängen und Getränken rechnen Dienstleister mit 45 bis 85 Euro netto pro Person. Bei 100 Gästen sind das 4.500 bis 8.500 Euro netto. Fingerfood oder Kaffeepausen kosten 15 bis 30 Euro netto pro Person. Der DEHOGA Bundesverband beschreibt Catering als Dienstleistung mit Personal, Logistik und Geschirr. Diese Positionen sind im Preis oft enthalten, aber nicht immer.
Wein und Bier kosten 6 bis 12 Euro netto pro Glas. Alkoholfreie Getränke liegen bei 3 bis 5 Euro netto. Bei 100 Gästen und zwei Getränken pro Stunde summiert sich das schnell auf 1.500 bis 3.000 Euro netto.
Location: Tagungsräume in Hotels kosten 500 bis 2.500 Euro netto pro Tag. Die Anforderungen an Tagungsräume variieren nach Bestuhlung, Technik und Verpflegung. Für 100 Personen brauchen Sie mindestens 100 Quadratmeter, bei Reihenbestuhlung eher 120 Quadratmeter. Exklusivmieten in Lofts oder Museen liegen bei 2.000 bis 6.000 Euro netto.
Viele Locations verlangen zusätzlich Reinigungspauschalen von 150 bis 400 Euro netto. Strom und Heizung werden oft nach Verbrauch abgerechnet. Fragen Sie, ob Aufbau und Abbau im Preis enthalten sind. Diese Zeiten werden häufig mit 50 Prozent des Tagessatzes berechnet.
Technik: Tontechnik, Mikrofone, Beamer und Leinwand kosten 800 bis 2.500 Euro netto. Bühnentechnik mit Licht und Moderationstechnik liegt bei 1.500 bis 4.000 Euro netto. Ein Techniker vor Ort kostet 350 bis 600 Euro netto pro Tag.
Personal: Servicekräfte rechnen 25 bis 40 Euro netto pro Stunde. Für 100 Gäste brauchen Sie bei einem Abendessen sechs bis zehn Kräfte für vier bis sechs Stunden. Das sind 600 bis 2.400 Euro netto. Security und Garderobe kosten 200 bis 500 Euro netto.
Dienste: Moderator, Fotograf oder Dolmetscher liegen bei 800 bis 2.500 Euro netto. Ein Fotograf für vier Stunden kostet 500 bis 1.200 Euro netto. Diese Posten planen Sie am besten mit Grundlagen zu Budget und Verantwortlichkeiten der IHK Köln.
Rechenbeispiel für 100 Teilnehmer
Die folgende Beispielrechnung zeigt eine Firmenfeier mit Abendbuffet, Technik und Service. Alle Beträge sind Nettowerte.
| Position | Menge | Einzelpreis netto | Summe netto |
|---|---|---|---|
| Catering Buffet | 100 Personen | 65 Euro | 6.500 Euro |
| Getränke | 100 Personen | 25 Euro | 2.500 Euro |
| Location | 1 Tag | 1.800 Euro | 1.800 Euro |
| Ton- und Bühnentechnik | 1 Paket | 2.200 Euro | 2.200 Euro |
| Servicepersonal | 8 Kräfte x 5 Stunden | 32 Euro | 1.280 Euro |
| Moderator | 1 Person | 1.200 Euro | 1.200 Euro |
| Summe netto | 15.480 Euro | ||
| MwSt. 19 Prozent | 2.941,20 Euro | ||
| Summe brutto | 18.421,20 Euro |
Bei diesem Beispiel liegen die Kosten pro Teilnehmer bei 154,80 Euro netto und 184,21 Euro brutto.
Preisfaktoren und Konditionen
Wochentag und Saison beeinflussen den Preis. Freitag und Samstag kosten 10 bis 20 Prozent mehr als Montag bis Donnerstag. Im November und Dezember sind Aufschläge von 15 bis 25 Prozent üblich. Kurzfristige Buchungen unter vier Wochen kosten oft 10 Prozent mehr.
Pauschalen sind verhandelbar. Fragen Sie nach einem Komplettpreis für Location, Catering und Technik. Viele Dienstleister gewähren Rabatt ab 80 Teilnehmern. Die Preisstatistik des Statistischen Bundesamts zeigt, wie sich Gastgewerbepreise entwickeln. Ein Preisindex hilft bei der Budgetplanung, ersetzt aber kein individuelles Angebot.
Vertraglich sollten Sie Anzahlung, Stornofristen und Nachberechnung regeln. Üblich sind 30 Prozent Anzahlung bei Buchung. Stornofristen liegen bei 14 bis 30 Tagen vor dem Termin. Bei kurzfristiger Absage werden 50 bis 100 Prozent fällig.
Angebote vergleichen Sie am besten mit einer festen Liste. Notieren Sie alle Positionen mit Nettopreis. Fragen Sie nach versteckten Kosten für Anfahrt, Aufbau oder Abbau. Diese Posten erhöhen die Rechnung oft um 5 bis 15 Prozent.
So kalkulieren Sie Ihr Budget
- Legen Sie die Teilnehmerzahl und den Termin fest.
- Holen Sie drei Angebote für Catering, Location und Technik ein.
- Rechnen Sie mit 10 Prozent Puffer für Nachträge.
- Prüfen Sie, ob 7 oder 19 Prozent MwSt. anfallen.
- Vergleichen Sie den Netto-Endpreis, nicht den Einzelpreis.
Häufige Fragen
Mit welcher Vorlaufzeit sollte ich Dienstleister buchen?
Planen Sie acht bis zwölf Monate vorher. Location und Catering sind bei beliebten Terminen schnell ausgebucht. Technik und Personal buchen Sie sechs bis acht Wochen vorher.
Welche Kosten kommen auf die Nettopreise noch drauf?
Auf alle Dienstleistungen kommt die Umsatzsteuer. Für Speisen in der Gastronomie gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für Getränke und Technik 19 Prozent. In der Beispielrechnung haben wir einheitlich 19 Prozent gerechnet.
Was kostet ein Veranstaltungsdienstleister pro Teilnehmer?
Rechnen Sie mit 60 bis 180 Euro netto pro Person. Bei 100 Teilnehmern sind das 6.000 bis 18.000 Euro netto. Einfache Firmenfeiern liegen am unteren Rand, aufwendige Galaabende am oberen.
Wie verhandle ich Pauschalen?
Fordern Sie drei Angebote an. Vergleichen Sie die enthaltenen Leistungen. Fragen Sie nach Staffelpreisen ab 80 oder 120 Teilnehmern. Lassen Sie sich Aufschläge für Wochenenden schriftlich nennen.