5 Tools für die Teilnehmerverwaltung bei Tagungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Aufnahmekriterien für den Vergleich

Der Markt trennt sich in drei Gruppen: Ticketing-Plattformen für die reine Anmeldung, Konferenzsuiten mit Abstract- und Programmverwaltung und Open-Source-Lösungen zum Selbsthosten. In die Auswahl kamen nur Anbieter, die mindestens einen Zahlungsdienst anbinden und Teilnehmerdaten auftragsgebunden verarbeiten.

Für Anmeldeformulare und Adresslisten gilt die Verordnung (EU) 2016/679, ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz. Verlangt wurden außerdem Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer, CSV-Import, Wartelisten, Check-in am Tagungsort und eine Löschfrist für Teilnehmerdaten.

Grundlagen zu Ablauf, Budget und Verantwortlichkeiten bei Geschäftsveranstaltungen hat die IHK Köln zusammengestellt.

Die fünf Tools im Überblick

Die fünf Tools im Detail

Eventbrite bedient Tagungen, die schnell online gehen sollen: Anmeldeseiten, Warteliste, Rückerstattungen und Check-in per App. Die Grundversion kostet nichts, bei kostenpflichtigen Tickets fällt eine Gebühr je Ticket an. Die Sätze stehen auf der Preisseite für Veranstalter.

eveeno ist deutschsprachig und auf Anmeldung mit Pflichtfeldern, Warteliste und Sammelrechnung ausgelegt. Teilnehmende zahlen per Überweisung, SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte, die Daten liegen nach Anbieterangabe in Deutschland. Für Tagungen ohne Teilnahmegebühr gibt es einen Freitarif, darüber greifen Preisstufen nach Teilnehmerzahl.

pretix ist Open Source und lässt sich selbst hosten, womit der Serverstandort in eigener Hand liegt. Stripe, PayPal, Mollie und SEPA-Lastschrift sind angebunden, dazu Check-in, Warteliste und Badgedruck. Selbsthosting ist kostenlos, die gehostete Variante arbeitet mit einer Gebühr je verkauftem Ticket.

Converia ist eine Konferenzsuite für mehrtägige Tagungen: Abstract-Einreichung, Begutachtung, Anmeldung, Programm und Rechnung in einem System. Verbreitet ist sie an Hochschulen und wissenschaftlichen Einrichtungen. Preise nennt der Anbieter auf Anfrage, gerechnet wird mit Lizenz- und Serviceanteil je Tagung.

Cvent richtet sich an große Kongresse mit mehreren Sälen und Ausstellern. Registrierung, Sitzungsplanung, Event-App und Budgetkontrolle greifen ineinander. Der Anbieter verkauft Jahresverträge, Preise auf Anfrage.

Rechenbeispiel für 200 kostenpflichtige Tickets

Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Der Ticketpreis liegt bei 190 € netto, also 38.000 € netto Umsatz. Bei einer angenommenen Gebühr von 2,90 € je verkauftem Ticket entstehen 580 € netto Kosten, dazu 19 Prozent Umsatzsteuer, also 690,20 € brutto. Umgerechnet auf 200 Teilnehmende sind das 3,45 € brutto pro Ticket. Wer die Gebühr selbst trägt, weist sie im Tagungsbudget gesondert aus.

Häufige Fragen

Sind die genannten Tools DSGVO-konform?

Anbieter mit Serverstandort in der EU oder mit Selbsthosting erleichtern die Prüfung. Entscheidend sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und eine definierte Löschfrist für Teilnehmerdaten.

Welches Tool passt zu einer Tagung mit 80 Teilnehmenden?

Bei kleineren Tagungen ohne Abstract-Verfahren reichen Eventbrite oder eveeno. Beide verwalten Anmeldung, Warteliste und Rechnung, ohne dass Sie eine Konferenzsuite einführen müssen.

Wie werden die Preise abgerechnet?

Eventbrite und pretix Hosted rechnen je verkauftem Ticket ab, eveeno nach Teilnehmerzahl. Converia und Cvent arbeiten mit Angeboten und Jahres- oder Projektverträgen. Alle Angaben verstehen sich netto zzgl. MwSt.

Lassen sich Teilnehmerdaten in ein CRM übertragen?

Ja, über CSV-Export oder Schnittstellen. Prüfen Sie vorab, welche Felder das Zielsystem erwartet und ob die Einwilligung der Teilnehmenden die Weitergabe deckt.