Veranstaltungstechnik mieten oder kaufen: Kostenvergleich für Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Bei Tontechnik liegt der Break-even bei rund sieben Einsatztagen pro Jahr, bei Lichttechnik bei rund fünf.
• Beispiel Tontechnik: 650 Euro Miete netto pro Tag gegen 18.000 Euro Kaufpreis netto bei fünf Jahren Abschreibung.
• Beispiel Lichttechnik: 480 Euro Miete netto pro Tag gegen 12.000 Euro Kaufpreis netto bei acht Jahren Abschreibung.
• Ein Kauf bindet Kapital und verursacht laufende Kosten für Lager, Wartung, Transport und Versicherung.
• Unter fünf Einsatztagen pro Jahr bleibt die Miete praktisch immer die günstigere Variante.

Beispielrechnung Tontechnik: ab wann der Kauf günstiger ist

Gerechnet wird mit einer Beschallungsanlage für 200 Personen: zwei Topteile, vier Subwoofer, Endstufen, Mischpult, Mikrofone und Verkabelung. Der Vermieter berechnet 650 Euro netto pro Veranstaltungstag, brutto 773,50 Euro. Der Kaufpreis liegt bei 18.000 Euro netto, also 21.420 Euro brutto.

1. Miete pro Einsatztag: 650 Euro netto, das sind 773,50 Euro brutto.
2. Kaufpreis der Anlage: 18.000 Euro netto, das sind 21.420 Euro brutto.
3. Abschreibung über fünf Jahre: 3.600 Euro netto pro Jahr.
4. Laufende Kosten: 900 Euro netto pro Jahr für Wartung, Lager, Versicherung und Transport.
5. Gesamtkosten des Kaufs: 4.500 Euro netto pro Jahr, das sind 5.355 Euro brutto.

Der Break-even liegt bei 4.500 geteilt durch 650, also bei 6,9 Einsatztagen pro Jahr. Ab dem siebten Einsatztag rechnet sich die eigene Anlage in diesem Beispiel. Wer die Anlage seltener braucht, fährt mit Miete günstiger.

Beispielrechnung Lichttechnik: höhere Mietpreise, kürzere Amortisation

Bei beweglicher Lichttechnik sind die Mietpreise im Verhältnis zum Kaufpreis höher. Das verkürzt die Amortisation deutlich. Gerechnet wird mit einem Set aus LED-Scheinwerfern, Traversen und DMX-Steuerung für 12.000 Euro netto oder 14.280 Euro brutto.

• Miete: 480 Euro netto pro Einsatztag, das sind 571,20 Euro brutto.
• Abschreibung über acht Jahre: 1.500 Euro netto pro Jahr.
• Laufende Kosten: 600 Euro netto pro Jahr.
• Gesamtkosten des Kaufs: 2.100 Euro netto pro Jahr, das sind 2.499 Euro brutto.
• Break-even: 2.100 geteilt durch 480, also 4,4 Einsatztage.

Ab dem fünften Einsatztag pro Jahr ist die eigene Lichttechnik günstiger. Der Unterschied zur Tontechnik entsteht aus dem Verhältnis von Mietpreis zu Kaufpreis und aus der längeren Abschreibungsdauer.

Abschreibung, Mietdauer und laufende Kosten

Mietverträge laufen meist über einen bis drei Tage. Für Wochenenden verlangen Vermieter häufig einen Aufschlag auf den Tagessatz. Für eigene Geräte gilt eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die sich an der AfA-Tabelle orientiert; für Ton- und Lichttechnik werden in der Praxis fünf bis acht Jahre angesetzt.

Die Abschreibung ist nicht die einzige Position. Lagerfläche, Versicherung, Wartung, Ersatzteile, Transport und Personal für Aufbau und Bedienung kommen hinzu. Diese Kosten fallen auch in Monaten ohne Veranstaltung an.

Kriterium	Miete	Kauf
Kapitalbindung	keine	12.000 bis 18.000 Euro netto, einmalig
Kosten pro Einsatztag	Ton 650 Euro netto, Licht 480 Euro netto	keine Mietzahlung
Laufende Kosten pro Jahr	keine	je Set 600 bis 900 Euro netto
Technikstand	aktuelles Modell des Vermieters	veraltet über die Nutzungsdauer
Bilanz und Steuer	Aufwand in der Periode	Aktivierung und Abschreibung

Kaufentscheidung in fünf Schritten

Wer Veranstaltungen plant, legt Budget und Verantwortlichkeiten früh fest. Grundlagen zu Ablauf und Budget hat die IHK Köln zusammengestellt. Auf dieser Basis lässt sich die Investition prüfen.

1. Einsatztage der vergangenen 24 Monate zählen, getrennt nach Ton und Licht.
2. Drei Mietangebote und zwei Kaufangebote einholen, jeweils netto und brutto.
3. Laufende Kosten pro Jahr schätzen: Wartung, Lager, Versicherung, Transport.
4. Break-even rechnen: Jahreskosten des Kaufs geteilt durch den Tagessatz der Miete.
5. Erst entscheiden, wenn Einsatztage und trockene Lagerfläche gesichert sind.

Preisindizes für Investitionsgüter des Statistischen Bundesamtes zeigen, wie sich Technikpreise über die Jahre bewegen. Das relativiert den Vergleich mit starren Mietpreisen.

Häufige Fragen

Ab welcher Nutzungshäufigkeit lohnt sich der Kauf?

Bei Tontechnik ab etwa sieben Einsatztagen pro Jahr, bei Lichttechnik ab etwa fünf. Die Werte gelten für die Beispielrechnungen mit fünf und acht Jahren Abschreibung.

Wie lange wird Veranstaltungstechnik abgeschrieben?

Die Dauer richtet sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Für Ton- und Lichttechnik werden in der Praxis fünf bis acht Jahre angesetzt. Verbindlich ist die Abstimmung mit der Steuerberatung.

Welche laufenden Kosten entstehen beim Kauf?

Wartung, Ersatzteile, Versicherung, Lagerfläche, Transport und Personal. In den Beispielen sind je Set 600 bis 900 Euro netto pro Jahr angesetzt.

Was kostet die Miete pro Tag?

In den Beispielen 650 Euro netto für Tontechnik und 480 Euro netto für Lichttechnik, jeweils für ein Set mittlerer Größe. Wochenend- und Feiertagseinsätze kosten häufig mehr.

Lohnt sich Mieten bei seltenen Veranstaltungen?

Ja. Unter fünf Einsatztagen pro Jahr bleibt die Miete günstiger, weil keine Abschreibung, kein Lager und keine Wartung anfallen.